Ringkasan Umum
Instruksi Bupati Bantul Nomor 03 Tahun 2011 merupakan peraturan yang diterbitkan oleh Bupati Bantul untuk mengatur kewajiban penggunaan e-mail resmi dalam pendistribusian naskah dinas di lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul. Instruksi ini bukan merupakan perubahan melainkan aturan baru yang bertujuan untuk memodernisasi birokrasi agar komunikasi dan distribusi informasi antar instansi menjadi lebih cepat, akurat, transparan, serta efisien melalui pemanfaatan teknologi informasi.
Poin-Poin Utama
- Instruksi ini ditujukan kepada seluruh Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan Direktur Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) se-Kabupaten Bantul.
- Pimpinan instansi wajib menunjuk staf khusus yang diberikan tanggung jawab penuh untuk mengelola akun e-mail dinas.
- Naskah dinas yang didistribusikan mencakup produk hukum, surat dinas, data, dokumen gambar, hingga berkas audio visual.
- Format naskah dinas tetap wajib mengikuti pedoman tata naskah dinas yang berlaku sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
Prioritas & Ketentuan Teknis
Pemerintah menetapkan langkah-langkah pelaksanaan teknis untuk menjamin profesionalisme dan keamanan informasi sebagai berikut:
- Standar Korespondensi: Penggunaan bahasa harus formal, menggunakan huruf Arial ukuran 12, dan dilarang menggunakan huruf kapital untuk seluruh isi pesan.
- Manajemen Lampiran: Dokumen yang dikirim melalui lampiran (attachment) disarankan memiliki ukuran maksimal 5MB untuk memastikan kelancaran pengiriman.
- Prosedur Administrasi: Setiap e-mail masuk dan keluar wajib dicatat dalam Buku Agenda dan dilakukan proses back up atau penyimpanan data secara berkala.
- Keamanan Kata Sandi: Kata sandi wajib terdiri dari minimal 9 karakter (kombinasi huruf besar, kecil, dan angka) serta harus diganti secara rutin maksimal setiap 3 bulan sekali.
- Validitas Dokumen: Dokumen yang dikirimkan harus sudah ditandatangani, distempel, dan dipindai (scan) ke dalam format berkas digital (image/pdf).
Larangan & Ketentuan Khusus
- E-mail dinas dilarang keras digunakan untuk kepentingan pribadi, pendaftaran media sosial, atau mengikuti milis (mailing list) yang tidak berkaitan dengan urusan pemerintahan.
- Dilarang mengirimkan informasi yang mengandung unsur SARA, pornografi, ancaman, atau pesan yang dikategorikan sebagai spam.
- Apabila SKPD atau pimpinan tidak aktif menggunakan e-mail selama satu bulan berturut-turut, akan diberikan peringatan secara otomatis.
- Perubahan alamat e-mail akibat perubahan struktur organisasi (nomenklatur) akan diatur kembali melalui Surat Edaran Sekretaris Daerah.
Ditetapkan di Bantul pada tanggal 21 November 2011 oleh Bupati Bantul, Sri Surya Widati.
.
