Ringkasan Umum
Instruksi Bupati Bantul Nomor 03 Tahun 2011 merupakan peraturan yang diterbitkan untuk mengatur penggunaan E-mail Resmi dalam pendistribusian dokumen kedinasan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul. Tujuan utama dari instruksi ini adalah untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang efektif, efisien, cepat, akurat, dan transparan melalui pemanfaatan teknologi informasi sebagai sarana komunikasi birokrasi yang modern.
Poin-Poin Utama
Instruksi ini ditujukan kepada seluruh Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan Direktur BUMD se-Kabupaten Bantul dengan poin-poin mendasar sebagai berikut:
- Kewajiban mendistribusikan naskah dinas, produk hukum, data, gambar, dan audio visual melalui alamat e-mail resmi yang telah ditentukan dalam lampiran peraturan.
- Instruksi kepada pimpinan unit kerja untuk menunjuk staf khusus yang bertanggung jawab penuh dalam pengelolaan operasional e-mail di instansi masing-masing.
- Penetapan standarisasi alamat e-mail resmi bagi SKPD, Kepala SKPD, Staf Ahli, dan Direktur BUMD untuk menjamin validitas korespondensi elektronik.
Prioritas & Ketentuan Teknis
Dalam pelaksanaannya, terdapat pedoman teknis yang menjadi prioritas utama guna menjaga profesionalisme komunikasi kedinasan:
- Korespondensi wajib menggunakan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan sopan dengan jenis huruf Arial ukuran 12 serta dilarang menggunakan huruf kapital semua.
- Ukuran lampiran berkas (attachment) dibatasi maksimal 5MB; jika dokumen melebihi ukuran tersebut, pengiriman dilakukan melalui layanan document sharing online resmi pemerintah daerah.
- Penomoran e-mail dinas menggunakan format standar: Nomor Urut E-mail/Bulan Romawi/Tahun yang diletakkan pada sudut kanan atas badan pesan (body message).
- Setiap unit kerja wajib bersikap proaktif dalam mengecek e-mail, di mana ketidaktahuan atau kelalaian selama satu bulan akan memicu peringatan otomatis dari sistem.
- Keamanan akun dikelola dengan kata sandi (password) minimal 9 karakter kombinasi huruf dan angka, serta wajib diperbarui secara berkala setiap 3 bulan sekali.
Larangan & Ketentuan Khusus
Peraturan ini juga memuat batasan tegas dan aturan peralihan penting bagi para pengguna:
- E-mail resmi dilarang keras digunakan untuk kepentingan pribadi, komersial, promosi produk, serta penyebaran konten bermuatan SARA, pornografi, ancaman, atau virus (malware).
- Dilarang menggunakan e-mail dinas untuk mendaftar pada milis (mailing list) atau jejaring sosial di luar kepentingan tugas kedinasan pemerintah.
- Dokumen yang dikirim sebagai lampiran harus berupa hasil pindaian (scan) naskah asli yang telah dibubuhi tanda tangan pejabat berwenang dan stempel basah dalam format file gambar (image).
- Instruksi ini mulai berlaku secara efektif terhitung sejak tanggal 1 Desember 2011.
Ditetapkan di Bantul pada tanggal 21 November 2011 oleh Bupati Bantul, Sri Surya Widati.
.
