Ringkasan Umum
Peraturan Daerah Kabupaten Bantul Nomor 1 Tahun 2019 ini diterbitkan untuk mengatur sistem penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif di wilayah Kabupaten Bantul. Aturan ini merupakan kebijakan baru yang bertujuan menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah serta mewujudkan tata kelola pemerintahan yang transparan dan akuntabel. Peraturan ini menggabungkan berbagai regulasi terkait informasi dan dokumen agar selaras dengan kebutuhan daerah dan hak masyarakat dalam memperoleh informasi publik secara demokratis.
Poin-Poin Utama
Beberapa ketentuan teknis dan perubahan mendasar dalam pengelolaan arsip meliputi:
- Pembagian jenis arsip menjadi Arsip Dinamis (terdiri dari arsip aktif, inaktif, dan vital) serta Arsip Statis yang memiliki nilai guna kesejarahan.
- Pengakuan terhadap Arsiparis sebagai tenaga profesional yang memiliki kompetensi khusus melalui pendidikan formal maupun pelatihan kearsipan.
- Penerapan sistem digital melalui Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN), Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD), dan Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS).
- Kewajiban bagi setiap Pencipta Arsip, termasuk perangkat daerah, BUMD, perusahaan swasta berskala kabupaten, hingga pemerintah desa untuk mengelola arsip di lingkungannya.
- Proses alih media atau transformasi informasi dari rekaman berbasis kertas ke media elektronik guna efisiensi dan preservasi jangka panjang.
Prioritas & Ketentuan Teknis
Dalam pelaksanaannya, peraturan ini menetapkan urutan prioritas dan standar teknis sebagai berikut:
- Jadwal Retensi Arsip (JRA): Dokumen wajib yang menjadi dasar dalam menentukan jangka waktu penyimpanan serta rekomendasi pemusnahan atau pemanenan arsip.
- Pengelolaan Arsip Inaktif: Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) memprioritaskan pengelolaan arsip inaktif yang memiliki masa retensi paling sedikit 10 (sepuluh) tahun.
- Akuisisi Arsip Statis: Proses penambahan khasanah arsip melalui penyerahan dokumen yang memiliki nilai sejarah dari pencipta arsip kepada LKD.
- Pendanaan Terstruktur: Anggaran penyelenggaraan kearsipan dialokasikan melalui APBD untuk pemerintah daerah dan Anggaran Pendapatan dan Belanja Desa untuk tingkat pemerintahan desa.
- Layanan Kearsipan: Prioritas pada penyediaan jasa konsultasi, penelitian, penelusuran, serta bimbingan teknis pengelolaan kearsipan bagi masyarakat luas.
Larangan & Ketentuan Khusus
Terdapat beberapa batasan dan aturan khusus yang wajib ditaati guna melindungi kepentingan negara dan privasi warga:
- Penutupan Akses: Pencipta arsip dilarang membuka Arsip Tertutup yang dapat menghambat proses penegakan hukum, mengganggu hak kekayaan intelektual, atau membahayakan keamanan daerah dan nasional.
- Larangan Pemusnahan Liar: Pemusnahan arsip dilarang dilakukan tanpa melalui prosedur penilaian JRA atau jika arsip tersebut masih berkaitan dengan perkara hukum yang sedang berjalan.
- Perlindungan Bencana: Dalam kondisi darurat atau bencana, LKD bersama instansi penanggulangan bencana wajib melakukan penyelamatan terhadap Arsip Vital dan aset informasi daerah.
- Pemberian Penghargaan: Masyarakat yang menyerahkan arsip statis secara sukarela berhak mendapatkan penghargaan berupa sertifikat, piagam, medali, hingga uang pembinaan dari pemerintah daerah.
Ditetapkan di Bantul pada tanggal 28 Februari 2019 oleh Bupati Bantul, Suharsono.
.
