Ringkasan Umum
Peraturan Bupati Bantul Nomor 135 Tahun 2020 mengatur tentang implementasi aplikasi Surban (Surat Bantul), yaitu sebuah sistem pengelolaan persuratan dinas secara elektronik di lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul. Peraturan ini bertujuan untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang efektif dan efisien melalui sistem e-Government guna mendukung pilar Smart Governance dalam kerangka Smart City. Kehadiran peraturan ini secara resmi mencabut dan menggantikan Peraturan Bupati Bantul Nomor 72 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Elektronik agar selaras dengan perkembangan teknologi informasi saat ini.
Poin-Poin Utama
- Surban didefinisikan sebagai aplikasi persuratan elektronik yang menggunakan kode sumber terbuka (open source) dan wajib terintegrasi dengan basis data kepegawaian secara real time.
- Fungsi utama aplikasi meliputi pengelolaan surat masuk dan keluar, mekanisme disposisi elektronik, serta proses verifikasi naskah dinas.
- Struktur pengelola aplikasi terbagi menjadi Pelaksana Aplikasi yang dijalankan oleh Diskominfo dan Pengguna yang terdiri dari Kepala Perangkat Daerah, admin teknis, admin persuratan, serta seluruh pegawai terkait.
- Penerapan Tanda Tangan Elektronik (TTE) menggunakan sertifikat elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE) Badan Siber dan Sandi Negara.
Prioritas & Ketentuan Teknis
- Prioritas digitalisasi mencakup 8 jenis naskah dinas utama, yaitu: surat biasa, surat perintah tugas, surat perintah perjalanan dinas, surat undangan, nota dinas, lembar disposisi, laporan, dan notulen.
- Setiap Perangkat Daerah diwajibkan menyediakan infrastruktur teknis mandiri yang terdiri dari komputer/gawai, jaringan internet, printer, dan alat pemindai (scanner).
- Keamanan sistem dilakukan melalui metode otentikasi menggunakan username dan password serta metode otorisasi untuk membatasi hak akses menu sesuai kewenangan masing-masing pengguna.
- Setiap naskah dinas elektronik harus dilengkapi dengan QR Code (barcode dua dimensi) yang berfungsi sebagai alat validasi dan pengecekan keaslian dokumen.
- Konsep naskah dinas yang dibuat wajib menggunakan borang acuan (template) baku yang telah disediakan di dalam aplikasi.
Larangan & Ketentuan Khusus
- Aplikasi Surban tidak bersifat mutlak dalam kondisi tertentu, di mana pelaksanaannya dapat dikecualikan apabila terjadi Keadaan Kahar (force majeure) seperti bencana alam, kerusuhan, atau gangguan massal lainnya.
- Untuk pengiriman naskah dinas kepada instansi di luar Pemerintah Kabupaten Bantul yang belum terintegrasi, maka naskah dikirimkan dalam bentuk softcopy melalui email resmi atau berupa salinan cetak fisik.
- Admin persuratan dilarang memberikan hak akses kepada personel yang tidak ditunjuk secara resmi melalui Keputusan Kepala Perangkat Daerah.
- Naskah dinas yang bersifat Rahasia tetap diproses melalui aplikasi namun dengan perlakuan khusus, yaitu pemindaian hanya dilakukan pada sampul suratnya saja.
Ditetapkan di Bantul pada tanggal 25 September 2020 oleh Bupati Bantul, Suharsono.
.
