Ringkasan Umum
Peraturan Bupati Bantul Nomor 74 Tahun 2021 merupakan regulasi teknis yang disusun untuk mengatur Pedoman Pengelolaan Arsip Vital di lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul. Peraturan ini ditetapkan sebagai tindak lanjut dari Peraturan Daerah Kabupaten Bantul Nomor 1 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Kearsipan. Status peraturan ini adalah pedoman baru yang bertujuan untuk mendukung upaya penyelamatan, terciptanya ketepatan, keseragaman, dan keamanan dalam melindungi dokumen yang memiliki nilai sangat penting bagi kelangsungan operasional organisasi.
Poin-Poin Utama
Dokumen ini merinci pengelolaan arsip vital melalui beberapa tahapan teknis yang meliputi:
- Identifikasi: Proses pendataan dan penentuan kriteria arsip yang masuk dalam kategori vital berdasarkan analisis organisasi dan analisis hukum.
- Penataan: Pengaturan fisik arsip hasil identifikasi melalui pemeriksaan, penentuan indeks berkas, pemberian label, hingga penempatan pada sarana penyimpanan.
- Perlindungan dan Pengamanan: Upaya menjaga fisik dan informasi arsip dari faktor perusak baik bencana alam maupun faktor manusia.
- Penyelamatan dan Pemulihan: Langkah-langkah recovery pasca bencana untuk memulihkan kondisi fisik arsip maupun tempat penyimpanannya.
- Akses dan Layanan: Pengaturan mengenai siapa saja yang memiliki hak untuk menggunakan atau melihat isi arsip berdasarkan kewenangan jabatan.
Prioritas & Ketentuan Teknis
Dalam pelaksanaannya, peraturan ini menetapkan urutan prioritas dan standar teknis sebagai berikut:
- Tahap Identifikasi dilakukan melalui survei dengan metode wawancara dan kuesioner pada unit pengolah pencipta arsip.
- Analisis Risiko wajib dilakukan untuk menghitung kemungkinan kerugian biaya dan waktu rekonstruksi jika arsip hilang atau musnah.
- Metode Perlindungan diprioritaskan melalui tiga cara utama: Duplikasi (digitalisasi), Pemencaran (dispersal), dan penggunaan alat penyimpanan khusus (vaulting).
- Standar Ruang Simpan harus memenuhi kriteria teknis yakni suhu udara tidak melebihi 27 derajat Celcius dan kelembaban maksimal 60%.
- Respon Darurat terhadap arsip yang terkena air wajib dilakukan dalam waktu maksimal 48 jam untuk mencegah pertumbuhan jamur yang dapat menghancurkan kertas.
Larangan & Ketentuan Khusus
Peraturan ini juga memuat batasan dan aturan khusus yang harus ditaati:
- Batasan Akses: Pelaksana kebijakan (staf/arsiparis) dilarang mengakses arsip dengan tingkat klasifikasi terbatas, rahasia, dan sangat rahasia tanpa izin tertulis dari pimpinan tertinggi.
- Pemusnahan: Arsip yang rusak parah hanya boleh dimusnahkan setelah dilakukan evaluasi mendalam dan dibuatkan Berita Acara resmi.
- Larangan Lokasi: Tempat penyimpanan arsip dilarang berdekatan dengan area berbahaya seperti gudang bahan kimia, dapur, atau lokasi rawan banjir dan polusi tinggi.
- Ketentuan Khusus Penyelamatan: Untuk pembersihan arsip dari kotoran banjir, dilarang menjemur arsip langsung di bawah sinar matahari; sebagai gantinya harus menggunakan vakum pengering atau kipas angin.
Ditetapkan di Bantul pada tanggal 24 September 2021 oleh Bupati Bantul, Abdul Halim Muslih.
.
