Ringkasan Umum

Dokumen ini adalah Peraturan Bupati Bantul Nomor 74 Tahun 2021 yang menetapkan pedoman teknis mengenai Pengelolaan Arsip Vital di lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul. Peraturan ini diterbitkan sebagai tindak lanjut dari Peraturan Daerah Kabupaten Bantul Nomor 1 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Kearsipan. Tujuannya adalah untuk memberikan acuan bagi Pencipta Arsip dalam mengidentifikasi, menata, melindungi, dan menyelamatkan arsip yang bersifat esensial bagi kelangsungan operasional organisasi agar tercipta keseragaman dan keamanan dokumen negara.

Poin-Poin Utama

Peraturan ini mencakup tahapan teknis pengelolaan arsip yang meliputi:

• Identifikasi: Proses analisis organisasi dan pendataan untuk menentukan arsip yang memenuhi kriteria sebagai arsip vital yang tidak tergantikan.
• Penataan: Meliputi pemeriksaan kelengkapan, penentuan indeks berkas, pelabelan, hingga penempatan fisik arsip pada sarana penyimpanan.
• Perlindungan dan Pengamanan: Upaya menjaga fisik dan informasi arsip dari faktor perusak alami maupun tindakan manusia.
• Penyelamatan dan Pemulihan (recovery): Langkah-langkah evakuasi dan perbaikan arsip pasca terjadinya bencana.
• Akses dan Layanan: Pengaturan hak akses arsip bagi pihak internal dan eksternal berdasarkan kategori klasifikasi keamanan.

Prioritas & Ketentuan Teknis

Fokus utama pelaksanaan teknis ditekankan pada aspek pelindungan dan standar penyimpanan sebagai berikut:

1. Metode perlindungan wajib dilakukan melalui duplikasi (digitalisasi/salinan), pemencaran (dispersal) ke lokasi berbeda, dan penggunaan alat penyimpanan khusus (vaulting).
2. Sarana penyimpanan seperti lemari besi harus memiliki daya tahan api sekurang-kurangnya 4 jam, kedap air, dan bebas medan magnet untuk arsip berbasis elektronik.
3. Kondisi lingkungan penyimpanan diatur dengan suhu maksimal 27 derajat Celcius dan tingkat kelembaban tidak melebihi 60 persen.
4. Penyusunan Daftar Induk Arsip Vital dilakukan oleh Unit Kearsipan Perangkat Daerah dan dilaporkan secara berkala kepada Lembaga Kearsipan Daerah (LKD).

Larangan & Ketentuan Khusus

Terdapat beberapa batasan dan protokol khusus yang harus dipatuhi:

• Staf atau pelaksana kebijakan dilarang mengakses arsip dengan tingkat klasifikasi terbatas, rahasia, atau sangat rahasia tanpa izin tertulis dari pimpinan tertinggi unit kerja.
• Lokasi penyimpanan arsip di luar lingkungan instansi (off site storage) dilarang berada di wilayah rawan banjir atau lokasi bekas hutan dan perkebunan.
• Penyelamatan arsip akibat banjir harus dilakukan melalui prosedur pembersihan dengan cairan khusus (alkohol/thymol) dan pembekuan pada suhu minus 40 derajat Celcius untuk mencegah kerusakan permanen.
• Pemusnahan arsip vital yang telah rusak parah hanya boleh dilakukan setelah melalui proses penilaian dan pembuatan Berita Acara resmi.

Ditetapkan di Bantul pada tanggal 24 September 2021 oleh Bupati Bantul, ABDUL HALIM MUSLIH.