Ringkasan Umum

Peraturan Bupati Bantul Nomor 181 Tahun 2021 merupakan peraturan baru yang ditetapkan sebagai pedoman teknis bagi pencipta arsip di lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul dalam melaksanakan Penyusutan Arsip. Peraturan ini bertujuan untuk menciptakan tata kelola dokumen yang efisien dan efektif melalui pengurangan jumlah arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna operasional namun tetap menjaga arsip yang bernilai sejarah.

Poin-Poin Utama

Penyusutan arsip dalam peraturan ini mencakup tiga kegiatan utama yang saling berkaitan, yaitu:

• Pemindahan Arsip Inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan di lingkungan perangkat daerah.
• Pemusnahan Arsip yang telah habis masa retensinya dan dinyatakan tidak memiliki nilai guna lagi.
• Penyerahan Arsip Statis oleh pencipta arsip kepada Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) untuk disimpan selamanya karena nilai kesejarahannya.

Seluruh proses penyusutan ini harus didasarkan pada JRA (Jadwal Retensi Arsip), yaitu daftar yang berisi jangka waktu penyimpanan dan rekomendasi nasib akhir sebuah dokumen.

Prioritas & Ketentuan Teknis

Dalam pelaksanaannya, terdapat prosedur teknis dan prioritas yang harus diperhatikan oleh instansi terkait:

1. Penyeleksian arsip inaktif dilakukan dengan melihat kolom retensi pada JRA; dokumen masuk kategori inaktif jika frekuensi penggunaannya kurang dari 5 kali dalam setahun.
2. Penataan arsip harus menjaga asas provenance (asal usul) dan original order (aturan asli) agar dokumen tetap berada dalam konteks penciptaannya.
3. Pemusnahan arsip dengan retensi di bawah 10 tahun memerlukan persetujuan tertulis dari Bupati, sedangkan untuk retensi di atas 10 tahun harus mendapatkan persetujuan dari Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
4. Pembentukan PPA (Panitia Penilai Arsip) bersifat wajib untuk menilai kelayakan arsip yang akan disusutkan, dengan anggota berjumlah ganjil.

Larangan & Ketentuan Khusus

Peraturan ini menetapkan batasan dan larangan tertentu untuk melindungi kepentingan hukum dan negara:

• Dilarang memusnahkan arsip yang masih berkaitan dengan proses penyelesaian perkara hukum yang sedang berlangsung.
• Pemusnahan arsip wajib disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit kerja bidang hukum atau pengawasan.
• Metode pemusnahan harus dilakukan secara total (seperti pencacahan atau pulping) sehingga informasi di dalamnya tidak dapat dikenali lagi.
• Arsip yang akan diserahkan kepada LKD sebagai arsip statis wajib dalam kondisi autentik, utuh, dan terpercaya sesuai dengan daftar usul serah.

Ditetapkan di Bantul pada tanggal 31 Desember 2021 oleh Bupati Bantul, Abdul Halim Muslih.