Ringkasan Umum

Peraturan Bupati Bantul Nomor 181 Tahun 2021 tentang Pedoman Penyusutan Arsip ditetapkan sebagai langkah pelaksanaan dari Pasal 26 Peraturan Daerah Kabupaten Bantul Nomor 1 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Kearsipan. Peraturan ini merupakan peraturan baru yang bertujuan untuk memberikan pedoman teknis bagi Pencipta Arsip dalam melakukan pengurangan jumlah arsip guna mewujudkan efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul.

Poin-Poin Utama

Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip yang dilakukan melalui tiga cara utama, yaitu:

• Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan.
• Pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan.
• Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada Lembaga Kearsipan Daerah (LKD).

Beberapa klasifikasi arsip yang diatur meliputi Arsip Dinamis (aktif, inaktif, vital, dan terjaga) serta Arsip Statis yang memiliki nilai guna kesejarahan. Seluruh proses penyusutan ini wajib berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang merupakan daftar penentuan jangka waktu penyimpanan dan rekomendasi penetapan akhir arsip.

Prioritas & Ketentuan Teknis

Pelaksanaan teknis penyusutan arsip diatur dengan urutan prioritas dan prosedur sebagai berikut:

1. Pemindahan Arsip Inaktif: Dilakukan berdasarkan JRA dengan memperhatikan prinsip provenance (asas asal usul) dan original order (asas aturan asli).
2. Pemusnahan Arsip: Menjadi tanggung jawab pimpinan Pencipta Arsip dengan prosedur pembentukan Panitia Penilai Arsip (PPA), penilaian fisik arsip, permintaan persetujuan pimpinan, hingga penetapan dan pelaksanaan pemusnahan secara total.
3. Penyerahan Arsip Statis: Diperuntukkan bagi arsip yang telah habis retensinya dan memiliki nilai guna kesejarahan untuk diserahkan kepada LKD (Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bantul).
4. Kriteria PPA: Panitia penilai harus berjumlah ganjil dan memenuhi unsur pimpinan unit kearsipan, pimpinan unit pengolah terkait, serta Arsiparis.

Larangan & Ketentuan Khusus

Terdapat batasan dan aturan khusus yang wajib ditaati oleh setiap instansi:

• Larangan Pemusnahan: Arsip dilarang dimusnahkan jika ada peraturan perundang-undangan yang melarangnya atau jika arsip tersebut masih berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara hukum.
• Ketentuan Pemusnahan: Harus dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan tidak dapat dikenali lagi (melalui pencacahan, penggunaan bahan kimia, atau pulping).
• Saksi Pemusnahan: Wajib disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) orang pejabat dari unit kerja bidang hukum dan/atau unit pengawasan (Inspektorat).
• Otentisitas: Pimpinan Pencipta Arsip wajib memberikan pernyataan bahwa arsip statis yang diserahkan adalah autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan.

Ditetapkan di Bantul pada tanggal 31 Desember 2021 oleh Bupati Bantul, Abdul Halim Muslih.