Ringkasan Umum

Peraturan Bupati Bantul Nomor 140 Tahun 2022 ditetapkan sebagai pedoman resmi dalam pengelolaan Arsip Dinamis di lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul. Peraturan ini bertujuan untuk menciptakan sistem klasifikasi keamanan yang menjamin perlindungan informasi serta mengatur wewenang akses guna mencegah penyalahgunaan arsip oleh pihak yang tidak berhak. Dokumen ini merupakan aturan baru yang menjadi standar operasional bagi seluruh Perangkat Daerah dalam menjalankan fungsi kearsipan yang cepat, tepat, dan aman.

Poin-Poin Utama

Dokumen ini mengatur pembagian kategori informasi dalam arsip berdasarkan tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan jika informasi tersebut diakses oleh pihak luar. Poin-poin teknis utama yang diatur meliputi:

• Klasifikasi keamanan arsip terdiri atas empat tingkat: Sangat Rahasia, Rahasia, Terbatas, dan Biasa/Terbuka.
• Penggolongan pengguna arsip dibagi menjadi dua kategori: Pengguna Internal (Penentu kebijakan, pelaksana, dan pengawas internal) serta Pengguna Eksternal (Publik, pengawas eksternal, dan aparat penegak hukum).
• Unit kerja yang menciptakan arsip atau Unit Pengolah bertanggung jawab penuh atas keselamatan fisik dan informasi arsip yang dikelolanya.
• Sistem ini menggunakan sarana perangkat keras dan perangkat lunak untuk menjaga integritas data kearsipan.

Prioritas & Ketentuan Teknis

Prioritas pengamanan dilakukan secara berjenjang sesuai dengan bobot informasi yang terkandung dalam arsip. Berikut adalah urutan dan ketentuan teknis pelaksanaannya:

1. Penyimpanan Arsip Konvensional: Arsip biasa disimpan dalam filing cabinet atau rak, sedangkan arsip rahasia wajib disimpan dalam brankas atau lemari besi.
2. Penyimpanan Arsip Elektronik: Wajib dilakukan back-up secara teratur, menggunakan sistem autentikasi (password/ID digital), dan dilindungi oleh firewall untuk mencegah intrusi.
3. Penyampaian Arsip: Arsip rahasia dikirim melalui pengiriman yang dilindungi dengan amplop segel ganda dan kode rahasia.
4. Sumber Daya Manusia: Sistem ini dilaksanakan oleh pejabat fungsional arsiparis yang ditetapkan dengan Keputusan Bupati dan pengelola arsip yang ditetapkan oleh Kepala Perangkat Daerah.

Larangan & Ketentuan Khusus

Peraturan ini menegaskan beberapa larangan dan aturan khusus terkait aksesibilitas informasi:

• Pegawai dilarang mengakses arsip yang berada di luar tanggung jawab tugas dan kewenangannya.
• Publik dilarang mengakses informasi yang masuk dalam kategori Informasi yang Dikecualikan sesuai Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik.
• Arsip yang berkaitan dengan sengketa hukum, personal file, dan Hak Atas Kekayaan Intelektual (HaKI) diklasifikasikan sebagai dokumen rahasia/terbatas.
• Setiap pengaksesan arsip rahasia pada media elektronik harus meninggalkan jejak audit atau audit trail untuk keperluan pelacakan.

Ditetapkan di Bantul pada tanggal 29 Desember 2022 oleh Bupati Bantul, Abdul Halim Muslih.