Ringkasan Umum

Peraturan Bupati Bantul Nomor 184 Tahun 2021 ditetapkan sebagai pedoman resmi mengenai Jadwal Retensi Arsip (JRA) Fasilitatif Urusan Keuangan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul. Peraturan ini bertujuan untuk memberikan kepastian hukum bagi instansi daerah dalam melakukan penyusutan dan penyelamatan arsip keuangan secara sistematis. Peraturan ini merupakan aturan baru yang mencabut Peraturan Bupati Bantul Nomor 25 Tahun 2008 agar tata kelola kearsipan daerah selaras dengan standar kearsipan nasional yang berlaku saat ini.

Poin-Poin Utama

Dokumen ini merinci teknis klasifikasi masa simpan untuk berbagai jenis dokumen keuangan daerah. Beberapa poin utama yang diatur adalah:

• Penyusunan JRA Keuangan sebagai daftar yang berisi jenis atau seri arsip beserta jangka waktu penyimpanan minimal.
• Pembedaan fase penyimpanan antara Retensi Aktif pada Unit Pengolah dan Retensi Inaktif pada Unit Kearsipan.
• Kriteria pemusnahan arsip yang didasarkan pada habisnya nilai guna dokumen dan tercapainya batas waktu penyimpanan minimal.
• Kewajiban penyerahan arsip berstatus Permanen (memiliki nilai guna kesejarahan) kepada Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Bantul.
• Cakupan jenis arsip yang diatur meliputi dokumen APBD, pengelolaan dana bantuan, sistem akuntansi, urusan perpajakan, hingga pengawasan keuangan.

Prioritas & Ketentuan Teknis

Langkah pelaksanaan dan jangka waktu penyimpanan arsip ditentukan berdasarkan urutan prioritas dan kategori teknis berikut ini:

1. Penentuan masa retensi dihitung sejak kegiatan dinyatakan selesai (closed file), yaitu setelah hak dan kewajiban selesai atau tahun anggaran berakhir.
2. Arsip dinamis umumnya memiliki masa Retensi Aktif selama 2 (dua) tahun di Unit Pengolah sebelum dipindahkan.
3. Masa Retensi Inaktif di Unit Kearsipan bervariasi antara 3 (tiga) hingga 8 (delapan) tahun tergantung pada jenis dokumen dan nilai tanggung jawab hukumnya.
4. Dokumen vital seperti Laporan Keuangan Tahunan (Neraca, LRA, CaLK) dan Peraturan Daerah tentang APBD diprioritaskan untuk disimpan secara Permanen.
5. Dokumen penatausahaan keuangan seperti SPM (Surat Perintah Membayar) dan SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana) memiliki masa retensi total selama 7 (tujuh) tahun sebelum dapat dimusnahkan.

Larangan & Ketentuan Khusus

Terdapat batasan dan aturan peralihan yang harus dipatuhi oleh setiap pengelola arsip di lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul:

• Dilarang melakukan pemusnahan arsip sebelum mencapai batas minimal masa simpan yang diatur dalam lampiran peraturan ini.
• Penentuan retensi wajib memperhatikan ketentuan perundang-undangan mengenai masa Daluwarsa Penuntutan Hukum.
• Arsip yang memiliki nilai guna sekunder atau nilai guna kesejarahan (historical value) dilarang dimusnahkan meskipun masa retensinya telah habis.
• Dengan berlakunya aturan ini, maka seluruh prosedur penyusutan arsip keuangan harus merujuk pada standar baru dan meninggalkan ketentuan pada peraturan tahun 2008 yang lama.

Ditetapkan di Bantul pada tanggal 31 Desember 2021 oleh Bupati Bantul, Abdul Halim Muslih.